يعرف الاتصال بأنه: تبادل مزدوج للآراء والعواطف والحقائق والأفكار والشكاوى والتعليمات بين شخص أو عدة أشخاص "هو المرسل" وشخص آخر أو عدة أشخاص "هو المستقبل" باستخدام وسيلة اتصال معينة، وذلك بما يحقق الفهم المشترك بينهم. ويعد الاتصال من أول ما يقوم به كل موظف منذ أول لحظة لدخوله إلى المنظمة التي يعمل بها ويستمر بذلك حتى وقت انصرافه من العمل، والمنظمات لا تستطيع الاستمرار دون اتصالات تحمل التعليمات والأوامر والتوجيهات. وجميع الوظائف الإدارية من تخطيط وتنظيم وقيادة ورقابة ليس لها قيمة مالم يتم إيصالها إلى المنفذين. ويعد الاتصال الفعال مطلبًا رئيسيًا لتحقيق أهداف المنظمة، ويتوقف نجاح أي منظمة إلى حد كبير على جودة وفاعلية الاتصال بين كافة شرائح العاملين فيها والمتعاملين معها. وفي هذا النشاط سنتعرف على ماهية الاتصال وأهميته على الصعيد الشخصي وفي بيئة العمل.
يتمثل الهدف الرئيسي للاتصال الإداري في نقل وتبادل المعلومات بين فرق العمل، بالإضافة إلى شرح الأهداف والخطط للعاملين وقيادتهم، ومد جسور الثقة والاحترام والتفاهم في بيئة العمل، لتحقيق الرضا في العمل وتحفيز العاملين على تحسين الأداء لتحقيق الأهداف الجوهرية الاستراتيجية للمنظمة.
تنساب المعلومات في الاتصالات الإدارية باتجاهات شتى وتظهر الاتصالات بأشكال مختلفة، وتقسم الاتصالات إلى اتصالات رسمية وغير رسمية.
هي جميع الأوامر والتعليمات والمعاملات الرسمية والتقارير المختلفة وجميع المعلومات التي تنقل عبر خطوط السلطة الرسمية في إطار الهيكل التنظيمي الذي تحدد فيه اتجاهات وقنوات الاتصالات، وعن طريق التسلسل التنظيمي تنتقل تلك الاتصالات عبر وسائل مختلفة إلى العاملين في المنظمة أو العملاء أو البيئة الخارجية. وقد تكون شفهية عبر اللقاءات الشخصية المباشرة وجهًا لوجه أو عبر اللقاءات الجماعية ومن خلال المؤتمرات والاجتماعات، أو عبر أجهزة التواصل الهاتفي، أو قد تكون مكتوبة عبر الرسائل والمراسلات المتبادلة بين الإدارات والجهات المختلفة. وتنقسم اتجاهات الاتصالات الرسمية في المنظمة إلى ثلاثة اتجاهات، وهي:
وهي الاتصالات التي تتجه من المستويات التنفيذية إلى المستويات العليا في المنظمة، وهدفها تمكين المرؤوسين من إيصال المعلومات إلى رؤسائهم خاصة فيما يتعلق بالنتائج المحققة في المنظمة، أو الاطلاع منهم عن شيء أو تزويدهم بالتقارير والشكاوى، وهذا النوع من الاتصالات يزيد من مشاركة المرؤوس في العملية الإدارية ويضمن إطلاع المستويات العليا على تفاصيل سير العمل.
هي الاتصالات التي تتم بين الأفراد على نفس المستوى الإداري، وذلك لتبادل وجهات النظر والمعلومات والخبرات، وهي من أهم الاتصالات وضرورية لزيادة درجة التنسيق بين مختلف الوحدات الإدارية.
هي اتصالات تنشأ بطريقة تلقائية في أي مستوى إداري، نتيجة لما بين العاملين من علاقات اجتماعية، وصداقات، ولا يخضع هذا النوع لاتجاهات محددة ولا لمستويات إدارية محددة. وتتم خارج نطاق السلطة الرسمية عن طريق وسائل غير رسمية من بينها العلاقات الاجتماعية كتقديم شكوى أو خطاب شفوي من أحد المرؤوسين إلى أحد الرؤساء في إحدى الاحتفالات، حتى تنشأ بوسائل غير رسمية تبعًا للصلات والعلاقات الشخصية، ويؤخذ عليها أن المعلومات المنقولة قد تكون ناقصة أو غير صحيحة.
ويرتبط الاتصال الفعال دومًا بالقدرة على التعامل مع الأنماط الشخصية المتباينة للآخرين، ويعُرف النمط الشخصي بأنه مجموعة الاستعدادات الفطرية التي تؤلف الهيكل النفسي للإنسان، ويعني بالاستعدادات الفطرية: تلك التي ولدت مع الإنسان خلافًا للمكتسبات والمتغيرات التي طرأت عليه نتيجة الظروف التي عاينها، واعتمد على ثلاثة أسس لتصنيف الأنماط، وهي:
إن هذه السلوكيات هي التي تعبر عن مستوى (الترجيع) في طبعك ونمط شخصيتك، فالذي يكتفي بالسلوكيات القصيرة المدى فهو ذو ترجيع (قريب)، والآخر الذي يؤثر فيه هذا الحدث بسلوك أطول زمنًا وأوسع هو ذو ترجيع (بعيد).
يقصد بمعوقات الاتصال الإداري هي جميع المؤثرات التي تمنع عملية تبادل المعلومات في المنظمة أو تعطلها أو تؤخر إرسالها أو استلامها أو تشوه المعنى المراد منها، أو تقلل من فعاليتها، ولا تجعلها تحقق المطلوب منها بالدرجة المناسبة. وهذه المعوقات تتعلق بالمرسل، أو المرسل إليه، أو الرسالة، أو قناة الاتصال. وتواجه المنظمات العديد من العوائق التي تقلل من فعاليتها، ومن الممكن أن تؤدي إلى فشل المنظمة في تحقيق أهدافها، وهناك العديد من العوامل التي تمثل معوقات وعقبات تحول دون إمكانية تحقيق اتصالات مثمرة وفعالة، ومن أبرز تلك المعوقات:
ويتضح قصور الهيكل التنظيمي من خلال:
وتتعلق تلك المعوقات بالمرسل والمستقبل، وأبرزها:
ويقصد بها المعوقات التي تعيق عملية الاتصال سواء حصلت على المرسل أو على عملية الإرسال أو على المستقبل. وترجع تلك المعوقات إلى مجموعة العوامل الموجودة في بيئة العمل، ومنها درجة الحرارة وسوء التهوية ووجود الضوضاء.
نبيل محمد سعيد عبدالعزيز